Bearbeiten von „Finanzen“

* '''Managet die Finanzen''' der Fachschaft. Die Fachschaft bekommt jedes Jahr einen Betrag X vom Stura zugeteilt (='''VS-Beiträge''', berechnet sich nach der Studierendenanzahl am Insitut unter Berücksichtigung eines bestimmten Verteilungsschlüssels)- das FsFinance-Team ist sozusagen Bindeglied zwischen den weiteren Ressorts der Fachschaft und dem Stura. Deswegen hat man mit FsFinance auch mit so gut wie jedem anderen Bereich/ Ressort/ Posten zu tun!

* '''Buchführung'''!! Über jede Ausgaben, jedes Mal, wenn jemand Geld auslegt, wird Buchführung geführt, damit jeder am Ende wieder zu seinem Geld kommt :). Wenn etwas nicht passt, oder z.B. im Wirtschaftsplan zu viel/ zu wenig veranschlagt wurde, wird das notiert!

* Stellt jedes Jahr im Winter (November, Dezember) den '''Wirtschaftsplan''' für das neue Jahr auf. 
** <u>Tipps</u>: Am alten entlanghangeln, bestenfalls wurde bei jeder Ausgabe notiert, ob die Kalkulation aus dem letzten Jahr passend war - an diesen Notizen orientieren (z.B. Punkt Pumpkinparty: es wurden nur 4 Kürbisse gebraucht + Snack – nächstes Jahr reichen 60€!), stehen nächstes Jahr größere Anschaffungen/ Aktionen an? Wenn ja, Finanzen anpassen. Es existiert eine IST-SOLL-Excel-Tabelle, die schon alle Ausgaben in die einzelnen Punkte des Wirtschaftsplans zusammenfasst und einen Überblick über Ausgaben, Budget und Differenz gibt – <u>BENUTZT EXCEL</u>! Es erspart viel Arbeit. 

* Für eine gute Organisation (damit der Wirtschaftsplan eingehalten wird) ist es wichtig, mit den einzelnen Ressorts '''Rücksprache''' zu halten! 
** <u>Kommunikation</u>: „Wie habt ihr eure nächste Veranstaltung geplant? Für welche Dinge müssen alles Ausgaben eingeplant werden?“ Es ist die Aufgabe der Posten, mit dem FsFinance-Team Rücksprache zu halten und einen am Wirtschaftsplan orientierten '''Kostenvoranschlag''' zu erstellen („Wie viel Geld kann für ….. ausgegeben werden?), rechtzeitig bevor die Veranstaltung beginnt

* Das FsFinance-Team '''trifft sich recht regelmäßig''' und hält Rücksprache über die '''eigene Email-Adresse''' finanzen.fachschaft@psychologie.uni-heidelberg.de (die die Mails an die Uni-Mail-Adresse weiterleitet, neue Mitglieder können über Kontoeinstellungen hinzugefügt werden), damit immer alle auf dem neusten Stand sind; bei jeglicher Kommunikation die mit Finanzen zu tun hat, wird diese Adresse in den CC gesetzt, damit alle Mitglieder den Emailverkehr mitbekommen!

* Es ist sinnvoll, dass an jeder Fachschaftssitzung mindestens ein Mitglied des Teams anwesend ist. Die anderen sollten die Protokolle lesen! (und auch speichern, weil diese für die Erstattungsanträge für den Stura gebraucht werden)

* Sinnvolle Höchstanzahl der Mitglieder: 3 (sonst womöglich Verantwortungsdiffusion) 

* Den Fachschaften obliegt seit 2015 die Verwaltung der 
Qualitätssicherungs-Nachfolgemittel (QS-Nachfolgemittel). Um diese Mittel abrufen zu 
können, müssen durch die Fachschaft Psychologie zu zwei Fristen im Jahr (15.01. & 15.05) 
Vorschlagsbeschlüsse über die Mittelverwendung beim StuRa eingereicht werden. Darum 
sollte sich immer ein FsFinance Mitglied in Rücksprache mit Herrn Schahn - dem Kustos 
des Instituts - kümmern.

* Bürokratisch organisiert sich FsFinance neben den elektronisch gesicherten Daten über 2 (analoge) Ordner:
{|class="wikitable"
|-
|'''Weißer Ordner (=offizielle Finanzen in Form des Wirtschaftsplan; Geld, das wir vom Stura bekommen)'''
|'''Schwarzer Ordner (=inoffiziell, vor allem Einnahmen von Psychopartys)'''
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|<u>Aufgaben:</u> 
* Vollständige Erstattungsanträge abheften (Kopien von: Erstattungsformular + Rechnung + Protokoll)
* Eintragen der Ausgaben + Erstattungen in IST-SOLL-Excel-Tabelle + Notizen für den neuen Wirtschaftsplan
* Anträge immer chronologisch abheften
* Ab und an in der Sitzung fragen, ob jeder seine Erstattungen bekommen hat
* Kommunikation mit Stura, wenn keine Rechnung vorliegt, etwas ungewöhnliches gekauft werden muss o.ä.
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* Existiert, weil die Fachschaften nicht mehr als 1000€ Einnahmen pro Jahr machen dürfen und der Stura keinen Alkohol übernimmt (Stand: 12.01.16); außerdem ist es oft praktisch ein Konto zu haben! ''Für die Zukunft: evtl. Konto offiziell machen -> Verein?''
* Postbankkonto von Eva Blume, Onlinebanking ist möglich (man kann weitere Handynummern hinzufügen), + Bargeld bei Post einzahlen
* Bei jeder Überweisung Kontoauszug ausdrucken, unterscheiben + Datum
* Nutzung des Kontos ist gedacht für Psychoparty, Pullis, Erstiwochenende, falls Geld vorgestreckt werden muss, etc…
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